En una era en que el mundo se hace cada vez más digital, el interés por preservar documentos físicos no ha disminuido, lo que se convierte en una interesante opción de negocios y es aprovechado por una compañía especializada en gestión documental.
“Prestamos servicios a las empresas más importantes del país”, afirma Marcelo Diez de Medina, director ejecutivo de File Archivos, firma que trabaja con más de 100 empresas e instituciones locales e internacionales, privadas y públicas, de los sectores de la banca, seguros, pensiones, valores, industria, tecnología, comercio y otros.
“También atendemos a cadenas de farmacias y grandes gasolineras y supermercados que guardan las copias de sus facturas en rollitos”. En su momento “custodiamos documentos de McDonald’s y Citibank. Y aún hoy tenemos unas 4.000 cajas de AeroSur que están precintadas por temas legales”, cuenta el ejecutivo.
Estos papeles se conservan en los almacenes que tiene File en El Alto, de 2.500 metros cuadrados (m2), y en Santa Cruz, de 2.000 m2. Estos depósitos alquilados, en los que hay al menos 180.000 cajas diseñadas especialmente para el resguardo de documentos, cuentan con personal de seguridad las 24 horas, cámaras de vigilancia y sensores de movimiento y humo para evitar incendios, entre otros sistemas de protección.
La tarifa mensual por caja de escritos es menor a los Bs 5, indica Laura Guzmán, gerente comercial de la compañía.
Las empresas o instituciones que solicitan el servicio reciben la visita de un asesor que determina la cantidad de cajas que se necesitan para guardar los documentos, luego de identificar su número y cómo éstos están archivados, “en gavetas, estanterías o bolsas”.
Después, se establece un precio por el almacenaje, que incluye el inventariado, el transporte, la administración y la custodia”, detalla Diez de Medina.
OPCIONES. “Solo un 10% de los clientes requieren la digitalización” de sus archivos, sostiene el director de File, firma con 16 años de experiencia y una de las más importantes del rubro. “Utilizamos un software especial cuando” el número “es mayor al medio millón de imágenes”, agrega Guzmán.
Además de la custodia y administración de archivos, que se concretan a través de contratos por lo general anuales, la empresa boliviana ofrece los servicios de gestión de imágenes digitalizadas, resguardo de medios magnéticos, organización e inventariado, y digitalización y destrucción de documentos ante notario de fe pública, entre otros.
“Hace muchos años quemábamos” los papeles, “pero ahora los picamos para proteger el medio ambiente”, cuenta el Director Ejecutivo de File Archivos, que emplea al menos a 100 personas y que en 2018 construirá su propio almacén en el Parque Industrial Latinoamericano, en Santa Cruz.
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